Bescheid-Datenbank für die Wiener Linien

Aufgabe

des Projektes war, die Ablage und Auffindung der Konzessionsbescheide der Wiener Linien so zu verbessern, dass sowohl gesetzliche Anforderungen abgedeckt werden, als auch die interne Verfüg­barkeit dieser Dokumente verbessert wird. Das traditionelle Ablagesystem der Wiener Linien für solche Dokumente hat es erheblich erschwert, alle für eine bestimme Po­sition oder einen bestimmten Abschnitt des Streckennetzes relevanten Bescheide mit allen verbundenen Dokumenten wie An­­trägen, Plänen und Protokollen zu ermitteln. Um dieses Situation zu verbessern, war es notwendig, eine Dokumentenmanagementlösung für eine Dokumentensammlung niedriger Dynamik zu erstellen, die Ortsbezüge erfassen, verwalten und in Relation zueinander setzen kann. Zu verwalten sind 5.000-10.000 Dokumente mit rund 90.000-180.000 Seiten.

Die Lösung

Das Projekt „Kondor“ Be­scheid-Daten­bank hat eine Dokumenten­management-Lösung auf Zope-Basis umgesetzt, die den Anforderungen der Wiener Linien an ihr Bescheidmanagement ent­spricht. Dafür wurde eine Dokumenten­ablage mit der Möglichkei t Metadaten zu erfassen aufgebaut. Die Dokumentinhalte selbst werden so aufbereitet, dass sie im PDF-Format gehalten und angezeigt werden können. In Rahmen der Metadatenverwaltung wurde die Möglichkeit geschaffen, mehrere Orts­bezüge zu jedem Bescheid zu er­fassen. Für die Erfassung von Ortsbe­zügen stehen mehrere Referenzsysteme zur Verfügung, und zwar Stationierung nach Linie und Kilometer, Bauabschnitte, Haltestellenbereiche und sonstige unzu­sammen­­hängende Objekte.

Neben klassischen, textbasierten Suchfunktionen in den Metadaten gibt es die Mög­lichkeit, nach Ortsbezügen zu suchen, wobei die Abbildungen zwischen den Referenzsystemen berücksichtigt werden.

Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit, Beziehungen zwischen den Dokumenten abzubilden. So können etwa die zu einem Bescheid gehörende Anträge und Pläne als dem Bescheid zugehörig abgelegt werden.

Zur weiteren Bearbeitung können Dokumente in einer Liste erfasst und exportiert werden, wobei umfangreiche Funktionen zur Befüllung und Manipulation dieser Liste zur Verfügung stehen. Der Dokumenten-Export erzeugt eine aufbereitete Form der Dokumente, der Metadaten und Dokumentdaten enthält und einfach auf einen Datenträger (CD, DVD) gespielt werden kann.

Durch die Umsetzung des Projekts in Form einer Intranet-Applikation gibt es keine technischen Restriktionen im Hinblick auf den potentiellen Benutzerkreis; interessierte Mitarbeiter können jederzeit nach Dokumenten suchen und diese ansehen.

Details

Auftraggeber: Wiener Linien GmbH & CoKG
Projektkoordination: Johann Fiby, Richard Kail
Bearbeitungszeitraum: 2005 - 2006